Такси не роскошь, а средство передвижения
Фирма посчитала, что содержать свой автопарк невыгодно. Гораздо дешевле будет вызывать для сотрудников такси. Когда такие затраты можно отнести к расходам фирмы и когда их надо посчитать доходом работника?
По долгу службы
Рассмотрим первую ситуацию. Заказать такси для сотрудника нужно в производственных целях. Например, привезти из банка бухгалтера с большой суммой денег или доставить от поставщика снабженца с нужными материалами.
В таких случаях расходы на такси связаны с исполнением сотрудником его трудовых обязанностей. А значит, эти затраты фирма может отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК).
Если же между фирмой и транспортной компанией заключен договор аренды транспортного средства с экипажем, то такие затраты можно включить в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 10 и 19 п. 1 ст. 264 НК).
Однако любые свои расходы фирма должна обосновать и документально подтвердить (п. 1 ст. 252 НК). Сделать это можно так. Во-первых, нужно отразить в должностной инструкции или трудовом договоре разъездной характер работы сотрудника. Во-вторых, приказом по организации утвердить перечень сотрудников, в работе которых необходимы поездки. И в-третьих, производственную направленность поездок на такси надо подтвердить. Например, ежемесячными или еженедельными отчетами сотрудников. Если вы не заключили договор с транспортной компанией, предупредите сотрудника о том, чтобы он не забыл взять документы об оплате у таксиста.
«Производственные» поездки на такси не надо облагать ни ЕСН (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК), ни налогом на доходы (п. 3 ст. 217 НК).
На работу и обратно
Проезд работников на место работы и обратно Налоговый кодекс включать в расходы запрещает (п. 26 ст. 270 НК). За исключением двух случаев: такие транспортные расходы необходимы для производства либо предусмотрены трудовым или коллективным договором.
Производственно необходимыми можно считать те расходы, которые обусловлены спецификой деятельности фирмы. Например, доставка сотрудников строительных фирм к объекту, если к нему нельзя добраться общественным транспортом. Или когда работник вынужден остаться сверхурочно и ночью добраться до дома он может только на такси.
Имейте в виду: если вы пропишете расходы на доставку сотрудников в трудовом договоре, их нужно будет отнести к расходам на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК). А значит, как это ни прискорбно, вам придется заплатить в бюджет ЕСН (п. 1 ст. 236 НК), пенсионные взносы (п. 2 ст. 10 Закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ) и НДФЛ (ст. 41, 209 НК).
Если же не предусмотреть расходы на доставку в трудовом договоре, прибыль на них уменьшить нельзя. Но тогда и единый соцналог платить не надо (п. 3 ст. 236 НК).
«Однако налог на доходы, – прокомментировала нам Елизавета Макарова, ведущий юрисконсульт аудиторской фирмы “ПРАДО-Аудит”, – придется удерживать независимо от того, за счет каких средств фирма оплачивает расходы на доставку сотрудников на работу».
В командировку
Налоговый кодекс разрешает относить затраты на проезд работника к месту командировки и обратно в расходы фирмы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК).
Однако проезд сотрудника на такси до аэропорта или вокзала Минфин относить к расходам не позволяет (письмо от 26 января 2005 г. № 03-03-01-04/2/15).
При этом министерство ссылается на Инструкцию Минфина СССР от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР». А в пункте 12 инструкции сказано, что к командировочным расходам можно отнести проезд к аэропорту транспортом общего пользования, увы, кроме такси.
Эта инструкция действует и по сей день, но только в той части, которая не противоречит Трудовому кодексу. Поэтому позицию Минфина можно оспорить. Ведь в статье 168 Трудового кодекса сказано, что фирма обязана возместить работнику все «командировочные» расходы по проезду, которые указаны в колдоговоре или локальных нормативных актах компании.
Да и в Налоговом кодексе никаких ограничений по транспортным командировочным расходам нет. Главное, чтобы они были обоснованы и документально подтверждены.
А вот с тем, что такие расходы не нужно облагать ЕСН (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК) и НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК), Минфин согласен.
